La gestion de projet est ce qui permet à une entreprise de mener à bien ses activités et atteindre ses objectifs fixés sur une période donnée. Sans un suivi précis et régulier de l’avancée de toutes les tâches à effectuer, de nombreuses erreurs peuvent être commises, notamment des retards ou des oublis dans l’élaboration du projet. Afin d’éviter cela, il est recommandé d’utiliser en logiciel en gestion de projet. Mais comment choisir son logiciel ? Pourquoi en utiliser un ? Voici quelques pistes de réflexion.
Comment choisir son logiciel de gestion de projet ?
Dans le but de mener à bien l’ensemble de ses projets, choisir un logiciel de gestion est indispensable. Cependant, il peut être difficile de faire son choix et de sélectionner le logiciel qui correspondra le mieux à ses besoins. Il est important de prendre en compte certains critères, car chaque logiciel offre différentes fonctionnalités. C’est pourquoi, vous devez avant tout porter une attention particulière sur :
- Vos besoins : pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel ? Pour répondre à quels problèmes ? Souhaitez-vous avoir un visuel sur la planification des tâches et/ou avoir la possibilité de partager des fichiers ?
- Sa facilité d’utilisation : tous vos collaborateurs ne sont peut-être pas des génies en informatique. Pensez à regarder si le logiciel demande des compétences particulières ou s’il convient aux débutants.
- Son système d’hébergement : vous aurez le choix entre des logiciels locaux, qui fonctionnent sans avoir besoin d’une connexion internet, ou des logiciels SaaS (Software as a Service) qui sont hébergés sur des serveurs externes et qui fonctionnent la plupart du temps avec un abonnement.
Après avoir pris connaissance de ces critères, vous pourrez faire votre choix concernant le logiciel à utiliser au sein de votre entreprise. Et si vous hésitez encore, vous pouvez également consulter un comparatif des logiciels de gestion de projet pour avoir une vue d’ensemble sur les avantages et les inconvénients de chacun.
Pourquoi utiliser un logiciel pour sa gestion de projet ?
Utiliser un logiciel de gestion de projet peut se révéler essentiel pour certaines entreprises. Voici pourquoi, vous devez vous servir de ce type d’outil.
Pour avoir une vision globale du travail à effectuer
Grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet, vous pourrez avoir une vision globale de l’ensemble des tâches à effectuer. En effet, en planifiant toutes les étapes à suivre pour mener à bien la réalisation des objectifs, vous pourrez rapidement voir les avancées, les retards ou encore les urgences à traiter. De quoi réajuster sa stratégie et faire appel à du personnel supplémentaire si besoin.
Pour mieux collaborer
Une gestion de projet réussie réside dans la collaboration et dans la coordination des équipes. En utilisant un logiciel, chaque collaborateur pourra savoir exactement où en sont ses coéquipiers. De plus, cela permet de faciliter les échanges et les discussions entre les différents services pour combiner chaque action personnelle en un résultat collectif.
Pour faciliter l’échange des données
Les envois et les partages de fichiers sont récurrents lors de la mise en place d’un projet et pour sa bonne exécution. Ainsi, un logiciel de gestion de projet permettra de faciliter les échanges de données. De plus, il permet de transmettre des documents en toute sécurité. Un point essentiel si vous devez partager des données sensibles et confidentielles.